“Chez nous, l'onboarding n'est pas uniquement organisé par les RH ou le manager” - Le cas de VIALINK !

Bonjour Constance ! Si tu devais résumer en trois mots la culture de VIALINK, quels seraient-ils ?

Bonjour Nicolas, c'est une question à laquelle nous avons consacré beaucoup de temps récemment. Pour y répondre, nous nous basons sur nos trois valeurs qui sont bienveillance, passion et rigueur. 

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Chez VIALINK, la bienveillance se caractérise au quotidien par l'accompagnement, le coaching et l'entraide aussi bien au sein de nos équipes qu'entre elles, notamment lors de l'intégration de nouveaux membres, ou lors d’un lancement de nouveaux produits/features.

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La passion est synonyme d'intérêt, de curiosité, d’implication ou encore de partage de connaissances. Que ce soit lors de retours d'expérience, au sein de nos communautés de pratique ou lors d'événements internes, nous sommes constamment à la recherche de moyens pour nous améliorer. Cette passion s'exprime également à travers nos activités hors travail ; afterwork, sport et autres activités…nous apprécions découvrir de nouvelles passions !

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Côté rigueur, comme nous sommes à la fois une FinTech et une RegTech, la conformité réglementaire est un élément essentiel de nos processus. Nous avons un haut niveau de qualité et d’exigence, et nous nous efforçons toujours de rester à la pointe de la technologie. Cette rigueur se reflète également dans tous nos processus, qu'il s'agisse du développement, de la livraison, ou encore de l’accompagnement de nos clients et des nouveaux VIALINKERS.

Que dirais-tu à un candidat pour lui donner envie de vous rejoindre ?

Je dirais que nous avons une équipe de passionnés tournée vers l'innovation. Nous partageons des moments forts, pendant et en dehors des heures de bureau, pour renforcer la cohésion. Notre devise : Sérieux sans se prendre au sérieux.

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Parce que nos produits et notre expertise sont au cœur des problématiques actuelles : sécurité, conformité, lutte anti-fraude, digitalisation, signature électronique, ID digital, etc. Autant de sujets que d’experts.

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Et enfin, parce que VIALINK est à un tournant : croissance, nouvelle équipe, nouveaux produits, nouveaux clients. Nous nous développons, nous créons, nous innovons, et avons besoin des meilleurs talents pour poursuivre notre expansion notamment à l’international.... et nous accueillons tous les profils et tous les niveaux de séniorité.

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C’est une super présentation ! Quelle est ta philosophie, derrière le recrutement ?

Bien sûr, j'ai mis en avant l'attractivité du modèle de VIALINK, mais il y a quelque chose de plus profond qui, selon moi, me permet d'attirer plus de candidats que mes concurrents ou que d'autres entreprises sur des marchés similaires.

Pour nous, chez VIALINK, c'est notre "Expérience Candidat" qui est vraiment au cœur de notre processus de recrutement. Alors que nous sommes en phase de scale up, et que la fonction RH est encore relativement récente chez nous, je me suis beaucoup appuyée sur les managers.

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Je parle ici non seulement de la direction, mais aussi de la stratégie managériale qui se déploie dans toutes les startups ou entreprises en phase de scale-up, ou toute organisation en train de se structurer et de croître.

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Il me semblait essentiel de rassembler ces managers pour discuter de nos problématiques quotidiennes et travailler ensemble sur la mise en place et la refonte de nos processus en fonction de nos ambitions. Et c'est ainsi qu'avec l'ambition de grandir et de recruter pour renforcer les équipes, nous avons finalisé un plan de recrutement pour une quarantaine de personnes.

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Nous, équipe RH, avons travaillé avec les managers sur l'onboarding et le processus de recrutement, en mettant le candidat au cœur de nos processus et en impliquant tout le monde à chaque étape. L'idée est que le candidat ait toujours un interlocuteur privilégié à chaque étape, et qu'il sache qui sera cet interlocuteur à tel moment. Nous sommes très transparents dès le premier contact. Ainsi, le candidat sait qui nous sommes, ce que nous proposons, ce qui l'attend, et les personnes qu'il sera amené à rencontrer. Le bien-être du candidat est primordial pour nous et cela donne un aperçu de ce qu'il peut attendre chez VIALINK.

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Cerise sur le gâteau, nous avons mis en place un “Guide du Candidat” que nous envoyons à chaque prise de contact pour lui donner des informations en avant-premières sur :

• notre organisation
• notre marché et nos produits
• nos clients
• nos valeurs et nos rituels 
• notre process de recrutement

Tu as évoqué le processus de recrutement. Peux-tu nous le présenter en détail ?

Notre processus est hybride car nous voulons qu'il reflète notre organisation de travail. Il se déroule donc à la fois en présentiel et en visio. Le présentiel reste important pour nous, notamment parce que nous avons de très beaux locaux à la Défense. C'est en lien avec notre politique de télétravail, qui est flexible. Nous aimons donner cette flexibilité au candidat. Les VIALINKERS choisissent quand ils souhaitent venir au bureau en fonction de leur planning personnel et des exigences professionnelles.

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Pour le processus de recrutement, nous avons digitalisé l'ensemble du processus et nous utilisons quotidiennement un outil appelé Teamtailor. Chaque candidat a un interlocuteur RH dédié, créant ainsi une relation privilégiée tout au long du processus.

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En gros, notre processus de recrutement comporte quatre grandes étapes. Nous ne voulons pas rallonger inutilement le processus et ajouter une surcharge d'entretiens qui pourraient s'avérer inutiles.

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Il y a d'abord un entretien de présentation avec une personne de l'équipe RH. Il s'agit d'une discussion pour apprendre à se connaître, présenter l'entreprise, les équipes et le poste pour voir si ça colle.

Ensuite, il y a un entretien technique avec le manager pour échanger autour du poste et des compétences requises. Ces deux premiers entretiens sont généralement en visio.

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Le candidat est ensuite soumis à un test technique ou un use case, selon le poste. Le candidat prépare ce test à la maison et le présente sur des problématiques similaires à celles rencontrées chez VIALINK, pour mieux comprendre nos produits, nos typologies de clients et ce qu'on pourrait lui demander au quotidien. Généralement, cette présentation se fait dans nos locaux.

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Enfin, nous avons un dernier échange pour découvrir l'environnement de travail, valider le culture fit, qui est aussi très important pour nous.

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Tout au long de ce processus, le candidat est informé des personnes qu'il rencontre, de leur position dans l'organisation, s'il sera amené à travailler avec eux ou non. Cela lui permet de vraiment se projeter chez nous et de rencontrer le plus de personnes possible.

À quoi ressemble l'onboarding chez VIALINK ?

Comme je l'ai mentionné plus tôt, depuis juillet 2022, nous avons recruté et onboardé plus d’une quarantaine de nouveaux collaborateurs. Nous avons ainsi doublé notre effectif. Nous avons donc repensé et mis à jour notre processus d'onboarding pour les accueillir dans les meilleures conditions.

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Chez VIALINK, nous avons ce que nous appelons la "Manager Community", une communauté qui regroupe tous les managers de VIALINK. Nous y échangeons sur les bonnes pratiques, la mise en place ou la mise à jour de nouveaux processus.

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Nous avons travaillé ensemble sur le processus d'onboarding, puis nous avons embarqué la direction et les équipes dans sa mise en place. Car chez nous, l'onboarding n'est pas uniquement organisé par les RH ou le manager, c'est vraiment toute l'équipe qui s'implique.

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Pour cela, nous avons mis en place une série d'outils et d'événements, comme un trombinoscope mis à jour dès l'arrivée d'un nouveau collaborateur, la nomination d'un "buddy" pour le nouvel arrivant, un événement par mois pour créer des liens, un parcours de formation personnalisé, une rencontre avec le CEO pour connaître notre histoire, notre vision, nos missions et nos objectifs, etc.

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Nous avons également mis en place un "rapport d'étonnement" que le nouveau collaborateur présente pour nous donner un retour complet sur son expérience. Son feedback est très important pour nous, car nous sommes constamment à la recherche de l'amélioration continue.

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Nous croyons fermement à l'importance du feedback pour nous améliorer et offrir la meilleure expérience possible à nos candidats et à nos employés. C'est ce qui fait la force de notre processus de recrutement et d'onboarding chez VIALINK !

Une bonne pratique à nous partager, en termes d’engagement des talents ?

Ma réponse peut sembler un peu détournée, mais elle est au cœur de notre approche chez nous.

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Trois choses sont essentielles pour nous : la confiance, l'autonomie et la prise d'initiative. Ces éléments sont mis en avant dès l'onboarding pour engager immédiatement le nouveau collaborateur. Nous les encourageons à ne pas hésiter à proposer des idées, que ce soit dans leur poste, auprès de leur équipe ou même au niveau du management.

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En fait, la création de ce rapport d'ouverture est une étape cruciale pour qu'ils prennent confiance et osent nous donner du feedback. Comme je le mentionnais précédemment, le partage est au cœur de notre quotidien, alimenté par notre passion commune. C'est illustré à travers nos démonstrations IT, nos "product times", nos "business times", nos "HR times" et autres moments de retrouvailles comme le Kick-off de début d’année.

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La communication, la transparence et le feedback sont primordiaux pour nous car ils nous permettent d'avancer ensemble dans la même direction. Ces pratiques sont ce qui nous permet aujourd'hui d'engager efficacement les collaborateurs, en particulier les nouveaux.

Je suis d'accord avec l'idée que le premier pas pour engager un collaborateur est de partager en toute transparence ce qui se passe au sein de l'entreprise.

“Plus un collaborateur comprend comment fonctionne l'entreprise et ce que représente VIALINK aujourd'hui, plus il se sentira inclus dans le développement de l'organisation.”

Favoriser l'initiative est, pour résumer, un second élément essentiel qui s'ajoute à la transparence de l'information. Si l'on donne à un collaborateur la possibilité de faire des propositions et que ces propositions sont écoutées pour transformer ou faire évoluer le modèle, cela ajoute une valeur très forte à l'engagement du collaborateur.

Dernière question : pourquoi ne faut-il PAS vous rejoindre ?

Si une personne n'apprécie pas la bonne ambiance de travail, le partage et les moments conviviaux, alors elle risque d'être malheureuse chez nous. Si elle n'apprécie pas déguster les créations culinaires de nos apprentis chefs pâtissiers, partager des moments détente ou même participer à une partie de basket, de foot ou de pétanque, alors VIALINK n'est probablement pas le bon endroit pour elle. Parce qu'ici, c'est vrai, il y en a pour tous les goûts et tous les styles !

Merci Constance 😉

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