Comment réussir son onboarding RH ?

Nos équipes ont pris un café avec Eugénie Colin, Chief Marketing Officer chez Workelo, qui nous a partagé toutes ses astuces sur ce sujet ô combien essentiel !

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Une interview à consommer sans modération 👇

Peux-tu me présenter Workelo, en quelques mots ? Quelle est la douleur que vous réduisez ?

Workelo est une plateforme digitale simple, conçue pour faciliter l'accueil des nouveaux employés et la gestion des départs des collaborateurs. 

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On vise à donner un coup de main aux départements RH, qui sont souvent très occupés et disposent de peu de temps pour gérer ces processus. 

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Le sujet de la fidélisation du talent est souvent mal géré, en tout cas toujours épineux, ce qui peut avoir un effet délétère sur la marque employeur. 

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Du point de vue de la recrue, Workelo vise à éradiquer les onboarding ratés, qui peuvent conduire à une mauvaise expérience… voire à une démission prématurée ! Et plus que cela, l’objectif est d’offrir à la recrue une expérience qui l’enchante dès la signature du contrat.  

Quelle est la “special touch” de Workelo pour attirer des candidats ?

En cordonniers bien chaussés, comment ne pas évoquer notre processus d’onboarding ?

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Nous proposons une phase de pré-onboarding très approfondie, au cours de laquelle nous cherchons à établir un lien solide avec la personne, dès la signature du contrat. Nous n'hésitons pas à l'inviter à des événements d'équipe et à des activités de team building - même avant son arrivée officielle. 

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Les premiers jours, eux, sont rythmés par une visite guidée de l'espace de travail en utilisant un système de QR codes, ce qui crée une expérience ludique et un engagement immédiat.

Des qualités que vous recherchez chez vos candidats ?

Nous sommes convaincus qu'une équipe diverse est essentielle à notre réussite. Nous cherchons donc des personnes qui partagent nos valeurs : le travail d'équipe, l'importance de l'humain, et un engagement sans faille pour fournir le meilleur service à nos clients et partenaires. Si vous vous reconnaissez dans ces valeurs, vous pourriez bien être la personne que nous cherchons pour rejoindre notre équipe !

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Un onboarding employé 5 ⭐, ça ressemble à quoi ?

Cela commence par une phase de préboarding !

Dès la signature du contrat, il s’agit de prendre contact avec la nouvelle recrue. Et pas seulement pour de la paperasse, mais surtout pour que le manager puisse commencer à créer un lien et présenter les membres de l’équipe (Là aussi, sans forcément tomber dans les organigrammes traditionnels !)

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Pendant cette phase, il est important de se servir du digital pour répondre aux questions administratives le plus rapidement et efficacement possible. Personne n'aime gérer cela, ni la recrue, ni les RH, ni le manager. 

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Pensez à rassurer la recrue sur les événements qui vont rythmer ses premiers jours, en lui proposant une ébauche d’agenda. L'objectif est que la personne se sente suffisamment informée pour passer une nuit tranquille le dimanche soir, à la veille du premier jour. Sans toutefois la submerger d’informations. Un juste équilibre est donc à trouver !

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Toutes les parties prenantes de l'intégration doivent être synchronisées, pour que le premier jour se passe sans embûche. On aime qualifier ça de “travail de l’ombre”, en coulisses dans l’entreprise 🙂

Une fois la recrue en place, la phase d'onboarding peut durer plusieurs mois. Il est important de faire un suivi régulier et de développer une culture du feedback tout au long de cette période. Le manager ou les RH doivent s'assurer que la recrue se sente bien intégrée avec l'équipe, pour éviter tout désengagement ou ralentissement dans la montée en compétences.

On évoque trop peu le “ré-onboading”, lors d’un changement de poste. Peux-tu m'en parler un peu plus ? Des astuces concrètes ?

En vérité, le terme "ré-onboarding" est utilisé dans deux grands contextes :

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• La mobilité interne, bien sûr
• Lors d’un congé parental ou au retour d’un congé maladie longue durée

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Il est essentiel de recréer du lien lors de ces périodes, car il peut y avoir eu de nombreux changements dans l’intervalle : nouveaux outils, arrivée de nouveaux collègues, etc. Il s’agit donc de (re)prendre contact, avant le “premier” jour, pour éviter toute surprise désagréable.

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Il est également important d'accompagner la nouvelle recrue tout au long de son intégration dans son nouveau poste, et de recueillir régulièrement son feedback. Cela est particulièrement crucial lors de périodes de congé parental, lorsque la personne doit s'adapter à un nouveau rythme de vie !

Offboarding : comment ne pas le rater, voire capitaliser dessus ?

Effectivement, de nombreuses entreprises négligent trop souvent cette phase, parce qu’elles manquent de temps ou ne voient pas son impact !

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L'offboarding peut être délicat, étant donné les différents scénarios qu’il implique : la fin de contrat planifiée, le licenciement jamais agréable, la démission qui peut se passer plus ou moins bien…

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Dans tous les cas, il y a un risque de tensions entre l'entreprise et la personne qui part, d'où l'importance de communiquer autour de ce moment-là et de recueillir du feedback.

Nous encourageons un entretien de sortie bien cadré avec le manager et/ou les RH pour comprendre les raisons du départ. Nous préconisons un feedback qualitatif et anonyme, permettant aux gens de s'exprimer librement et aux RH d'analyser les raisons du départ et de s'améliorer en conséquence.

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Il y a beaucoup de logistique à prévoir pour que cette période se déroule le plus sereinement possible, avec de nombreuses personnes impliquées. N’oublions pas l'aspect humain du départ d'une personne, qui peut affecter la productivité et le moral d'une équipe. Le manager doit rassurer le reste de l'équipe et assurer une passation efficace.

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Dans les meilleurs cas, nous souhaitons garder contact avec la personne et l'ajouter à notre réseau d'anciens employés pour la recontacter ultérieurement, ce qui a un impact sur l'expérience de la personne et sur la marque employeur de l'entreprise.

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Des enjeux business forts donc, sur lesquels Workelo peut vous accompagner !

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Un grand merci, Eugénie 😊